Teambesprechung: 10 ultimative Meetingregeln

 

Regelmäßige Besprechungen mit allen Mitarbeitern gehören zum Alltag jeder Arztpraxis. Doch Meetings sind überflüssig, «wenn nach dem Meeting» alles genauso wie «vor dem Meeting» ist. Erfahren Sie hier die 10 ultimativen Regeln für eine effiziente Teambesprechung. 

 

Studien des Fraunhofer-Instituts haben ergeben, dass über 30 % der Befragten Besprechungen, an denen sie teilnehmen, als Zeitverschwendung empfinden. Hauptgrund ist, dass viel diskutiert, aber wenig umgesetzt wird. Dabei ist eine gute Meeting-Kultur gerade im Zeitalter der Digitalisierung ein gutes Mittel, Dinge auf den Weg zu bringen und gute Kommunikation im Team zu pflegen, erläutert Dr. Sabine Werner, die als Fachärztin für Dermatologie, Venerologie und Allergie selbst eine Praxis geleitet hat.

 

Erfahren Sie hier die 10 ultimativen «Meeting-Regeln», die ihr in der eigenen Praxis geholfen haben, effektive und effiziente Besprechungen durchzuführen:

 

1.       Zeitdisziplin
Feste Zeiten einplanen und vor allem einhalten, z.B. Monatsmeeting am letzten Donnerstag im Monat von 14-15 Uhr. Pünktlichkeit von allen Teilnehmenden, auch vom Praxisinhaber, ist Ehrensache! Zuspätkommen kostet 5 EUR/CHF (in die Kaffeekasse).

 

2.       Klare Besprechungsleitung
Eine MFA/MPA (oder der Arzt/Ärztin) wird für jede Sitzung als Leitung auserkoren.

 

3.       Geteilte Verantwortung
Der Erfolg der Besprechung bzw. die Verantwortung für die Ergebnisse liegt bei allen Beteiligten.

 

4.       Prioritäten setzen
Pareto-Prinzip beachten: 20% der Sitzungszeit bewirkt 80% der Ergebnisse.
Fokussieren Sie sich zuerst auf die Punkte, die dringend und wichtig sind, danach auf die wichtigen, weniger dringenden usw.

 

5.       Effizientes Protokoll – Tempo und Ergebnis zählen!
Keine Sitzung ohne Protokoll, aber dafür ein wirksames! Die Tagesordnung ist gleichzeitig das Protokoll. Jeder sollte permanent Zugriff auf das elektronische Dokument haben (z.B. in MS OneNote) und dort seine Punkte eintragen. Diese, und nur diese, werden im Meeting behandelt! Der Protokollverantwortliche schreibt unmittelbar die Ergebnisse in dieses Dokument hinein, nämlich «wer macht was bis wann». Daneben wird später mit Datum und Kürzel jeder Punkt mit «erledigt» markiert (Muster s.u.). Daher muss gewährleistet sein, dass das Protokoll zeitnah, am besten sofort - auch für nicht Anwesende - verfügbar ist. Tempo geht hier vor Form, Gestaltung und möglichen Rechtschreibfehlern!

 

6.       Unerledigtes neu terminieren
Unerledigtes kommt auf die nächste Tagesordnung nach ganz oben. Bei umfangreicheren Themen vorab ein Faktenblatt erstellen (lassen) und rechtzeitig vor der nächsten Sitzung an alle verteilen.

 

7.       Auf die Reihenfolge kommt es an
Immer mit dem Protokoll der letzten Sitzung beginnen. Wurde alles erledigt? Danach Themen, die alle betreffen. So können einzelne Teilnehmende früher aus der Besprechung gehen, ohne das Wichtigste zu verpassen.

 

8.       Etikette
Gute Besprechungs- und Kommunikationskultur heisst: Ausreden lassen, keine «Killerphrasen» verwenden wie «das haben wir noch nie so gemacht» etc.

 

9.       Volle Aufmerksamkeit
Während der Sitzung ist die Praxis geschlossen und der Anrufbeantwortet eingeschaltet. Keine Handynutzung!

 

10.   Lösungsfokussierung
Konzentrieren Sie sich auf Lösungen statt Probleme. Stellen Sie «Wie-Fragen» statt «Warum-Fragen».

 

Morgens ein kurzes Meeting im Stehen einplanen

 

«Besonders gute Erfahrung haben wir mit der Morgenbesprechung gemacht, die auch als Führungsinstrument fungiert», betont Dr. Werner.  «Jeden Morgen vor Beginn der Sprechstunde war ein Zeitfenster von 15 Minuten reserviert. Dieses Kurzmeeting eignet sich hervorragend dazu, es im Stehen durchzuführen, was zudem Untersuchungen zufolge die Dauer um die Hälfte reduziert», so die Ärztin weiter. Inhalt der Besprechung des gesamten Teams (inklusive Arzt oder Ärztin) sollte dabei nur das sein, was am selben Tag noch ansteht: Wer kommt heute, welche Besonderheiten liegen an, z.B. Frau Meyer kommt nur zum Fadenziehen – ist die Histologie da? Herr Müller, der immer so ungeduldig ist, wird zum Lasern erwartet (Einwilligung? Vorbereitung?).

 

Jeder weiss dann, wo es Engpässe geben könnte und worauf zu achten ist. «Das Team ist dann auf den Tag eingeschworen», weiß Dr. Werner aus Erfahrung und fügt hinzu: «Ein schöner Nebeneffekt dieser kurzen Besprechung ist zudem, dass Sie jeden Morgen den Puls des Teams spüren und schnell merken, wenn irgendwo oder irgendwem der Schuh drückt.»

(publiziert am 4. April 2019 auf www.coliquio.de)

 

 

Muster einer Traktandenliste/Tagesordnung bzw. des Protokolls

 

Nr.

Priorität
1/2/3

Was?

Wer? (mit wem)

Bis wann?

Bemerkung

Erledigt (Datum/Kürzel)